TÉRMINOS Y CONDICIONES DEL SERVICIO, LAS APLICACIONES DIGITALES Y/O PLATAFORMAS EN LÍNEA DE FLETX COLOMBIA SAS

FLETX COLOMBIA SAS (en adelante FLETX COLOMBIA SAS o el Agente) es una sociedad por acciones simplificada constituida legalmente bajo las leyes de la República de Colombia y domiciliada en la ciudad de Bogotá D.C. (Colombia), tal y como consta en el respectivo certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio de Bogotá D.C., con NIT 901224883-7. Su objeto social principal incluye, entre otros, la creación de soluciones tecnológicas para transporte, comercio electrónico, manejo y explotación comercial de bases de datos e información.

El acceso, uso o registro en la Plataforma dispuesta por el Agente implicará la aceptación de los presentes términos y condiciones, incluyendo el uso de la información de los usuarios conforme a la legislación colombiana vigente.

1. USO DE INFORMACIÓN DE USUARIOS
   
   
   1. Recolección y tratamiento de datos: Al registrarse en la Plataforma, el Usuario autoriza expresamente a FLETX COLOMBIA SAS para recopilar, almacenar, procesar, analizar y utilizar su información personal, operativa y transaccional con fines comerciales, operativos, de análisis de riesgo, optimización del servicio y generación de modelos predictivos. La información recolectada podrá incluir datos personales, financieros, operacionales, de ubicación, comportamiento dentro de la plataforma, historial de transacciones, interacciones con la plataforma y cualquier otro dato relevante para la optimización del servicio y la personalización de la experiencia del usuario.
   
   
   2. Finalidad del uso de la información: La información podrá ser utilizada para:
      
      
      1. Mejora y optimización del servicio ofrecido por: FLETX COLOMBIA SAS utiliza tecnología avanzada y análisis de datos en tiempo real para mejorar continuamente la eficiencia y calidad de sus servicios. La optimización del servicio incluye:
      
      
      • Monitoreo y análisis de rendimiento: Implementación de métricas e indicadores clave para evaluar el desempeño de la plataforma, tiempos de respuesta, eficiencia operativa y satisfacción del usuario.
      • Automatización de procesosUso de inteligencia artificial y aprendizaje automático para optimizar la asignación de servicios, rutas de transporte y tiempos de entrega, reduciendo costos y mejorando la precisión del servicio.
      • Experiencia del usuario: Implementación de interfaces intuitivas, mejoras en la usabilidad de la plataforma y personalización de la experiencia de acuerdo con el perfil de cada usuario.
      • Optimización logística:Aplicación de herramientas de geolocalización para mejorar la asignación de vehículos y reducir tiempos de espera en la gestión de cargas y transportes.
      • Seguridad y confiabilidad: Fortalecimiento de la infraestructura tecnológica con encriptación de datos, controles de acceso avanzados y auditorías constantes para garantizar la seguridad de la información.
      • Análisis predictivo: Uso de modelos de predicción para anticipar la demanda de transporte, mejorar la planeación operativa y garantizar la disponibilidad de vehículos en las rutas más críticas.
      • Integraciones con terceros: Implementación de alianzas con aseguradoras, operadores logísticos y entidades financieras para brindar servicios complementarios como cobertura de riesgos, financiamiento, factoring digital, entre otros.
      • Optimización financiera: Desarrollo de mecanismos de pago y recaudo de dinero, integración con plataformas de facturación electrónica y reducción de costos administrativos mediante automatización.
      
      
      2. Generación de análisis, estudios de mercado y modelos predictivos basados en inteligencia artificial: FLETX COLOMBIA SAS utiliza inteligencia artificial y big data para analizar grandes volúmenes de información con el fin de mejorar la toma de decisiones estratégicas y operativas. Este proceso se desarrolla en los siguientes niveles:
      
      
      • Análisis de datos en tiempo real: Captura y procesamiento continuo de datos transaccionales, operativos y de comportamiento de los usuarios para identificar patrones de uso y tendencias del mercado.
      • Estudios de mercado avanzados: Evaluación de la oferta y demanda en el sector logístico y de transporte, detectando oportunidades de negocio, cambios en el comportamiento del consumidor y necesidades emergentes de los clientes.
      • Modelos predictivos de demanda: Uso de algoritmos de aprendizaje automático para anticipar la demanda de servicios de transporte en función de factores como estacionalidad, comportamiento histórico y condiciones del mercado.
      • Optimización de precios dinámicos: Aplicación de modelos de inteligencia artificial para ajustar tarifas de manera automatizada según la demanda, disponibilidad de transportadores y condiciones del mercado, maximizando la rentabilidad.
      • Identificación de riesgos y fraudes: Análisis de patrones irregulares en transacciones y comportamiento de usuarios para detectar posibles fraudes, incumplimientos contractuales y problemas de seguridad en la operación.
      • Mejora en la asignación de recursos: Uso de simulaciones y análisis de datos para optimizar la asignación de vehículos, tiempos de entrega y rutas de transporte, reduciendo costos operativos y mejorando la eficiencia logística.
      • Segmentación de clientes: Clasificación de los usuarios de la plataforma en diferentes perfiles según su comportamiento, historial de transacciones y necesidades, permitiendo una personalización avanzada del servicio y estrategias de fidelización.
      • Automatización de decisiones operativas: Implementación de sistemas inteligentes que permiten tomar decisiones en tiempo real sobre distribución de carga, asignación de transportadores y tiempos de entrega óptimos.
      
      
      3. Creación de perfiles de usuario para personalización de servicios, segmentación de clientes y diseño de estrategias comerciales: FLETX COLOMBIA SAS implementa un enfoque basado en datos para generar perfiles detallados de los usuarios de su plataforma. Esto permite personalizar la experiencia de cada cliente, optimizar la oferta de servicios y mejorar la efectividad de sus estrategias comerciales.
      
      
      • Recolección y Análisis de Datos
        1. Captura de información en tiempo real sobre el comportamiento de los usuarios en la plataforma.
        2. Análisis de historial de transacciones, interacciones con la plataforma y frecuencia de uso de los servicios.
        3. Evaluación de preferencias, patrones de consumo y nivel de fidelidad del cliente.
      • Segmentación de Clientes
        1. Segmentación por actividad: Clasificación de los usuarios según su nivel de interacción con la plataforma (usuarios frecuentes, nuevos, inactivos, etc.).
        2. Segmentación por necesidadesIdentificación de clientes que requieren servicios específicos como transporte de carga urgente, cargas pesadas, entregas programadas, entre otros.
        3. Segmentación por ubicación y operación: Agrupación de usuarios según su localización geográfica y tipo de operación logística, permitiendo una optimización regional de los servicios.
        4. Segmentación por valor: Identificación de clientes estratégicos según el volumen de operaciones y su contribución al negocio.
      • Personalización de Servicios
        1. Adaptación de la oferta según las preferencias y comportamiento del usuario.
        2. Implementación de notificaciones y recomendaciones personalizadas basadas en su historial de uso.
        3. Diseño de planes y tarifas flexibles ajustadas a las necesidades de cada segmento de clientes.
      • Diseño de Estrategias Comerciales
        1. Creación de campañas de marketing dirigidas a cada segmento de clientes con mensajes y ofertas personalizadas.
        2. Desarrollo de programas de fidelización y beneficios exclusivos para clientes recurrentes
        3. Uso de modelos predictivos para anticipar la demanda y ofrecer soluciones antes de que el cliente las requiera.
        4. Establecimiento de alianzas estratégicas con proveedores y transportadores según la demanda específica de cada segmento de usuarios.
      
      
      4. Prospección comercial, contacto con los usuarios y ofrecimiento de servicios propios o de terceros aliados mediante campañas de marketing directo, notificaciones y publicidad digital: FLETX COLOMBIA SAS implementa estrategias avanzadas de prospección comercial y comunicación con sus usuarios para maximizar la conversión, fidelización y aprovechamiento de oportunidades de negocio.
      
      
      • Prospección Comercial
        1. Identificación de clientes potenciales: Uso de herramientas de análisis de datos y segmentación para detectar usuarios con alta probabilidad de conversión.
        2. Automatización de procesos: Implementación de algoritmos de inteligencia artificial que predicen la necesidad de los usuarios y anticipan su comportamiento.
        3. Análisis de históricos de uso: Evaluación de transacciones y patrones de consumo para enfocar esfuerzos comerciales en usuarios con mayor potencial.
        4. 4Generación de leads: Captura de datos de interesados a través de formularios, interacciones en redes sociales y tráfico en la plataforma.
      • Contacto con los Usuarios
        1. Notificaciones personalizadas: Envío de mensajes específicos basados en el comportamiento y necesidades del usuario dentro de la plataforma.
        2. Canales de comunicación integradosUso de correos electrónicos, SMS, llamadas telefónicas, WhatsApp y notificaciones push para interactuar con los usuarios.
        3. Atención proactiva: Contacto directo con los usuarios para resolver inquietudes, ofrecer soluciones y asegurar una experiencia optimizada.
        4. Seguimiento automatizado: Implementación de flujos de trabajo automatizados para recordar a los usuarios oportunidades de negocio y optimizar su conversión.
      • Ofrecimiento de Servicios Propios y de Terceros Aliados
        1. Alianzas estratégicas: Integración con empresas del sector financiero, asegurador, servicios y logístico para ampliar la oferta de valor.
        2. Marketplace:Posibilitar el acceso a productos complementarios, como llantas, insumos, tecnología, mantenimiento, servicios de GPS, seguros de carga, vehículos nuevos y usados, financiamiento de operaciones y suministro en combustibles y peajes, entre otros.
        3. Personalización de ofertas: Generación de recomendaciones basadas en la actividad del usuario y tipología y configuración de vehículos, adaptando servicios y tarifas a su perfil de utilización, operación o consumo.
        4. Programas de fidelización: Creación de incentivos y beneficios exclusivos para clientes recurrentes o de alto volumen.
      • Campañas de Marketing Directo, Notificaciones y Publicidad Digital
        1. Estrategias de email marketing: Envío de boletines y promociones segmentadas según el perfil de cada usuario.
        2. Publicidad programáticaUso de algoritmos de inteligencia artificial para mostrar anuncios personalizados en redes sociales y motores de búsqueda.
        3. Retargeting y remarketingImplementación de estrategias para recuperar usuarios inactivos o que abandonaron el proceso de compra o utilización constante del sistema FletX.
        4. Notificaciones push, SMS y WhatsApp: Envío de alertas en tiempo real sobre oportunidades comerciales, promociones y novedades de la plataforma.
      
      
      5. Consulta y reporte a operadores de información o bureaus de crédito al momento de registro y sobre la ejecución de obligaciones relacionadas con la Plataforma: FLETX COLOMBIA SAS lleva a cabo la consulta y el reporte de información a operadores de datos y bureaus de crédito con el fin de garantizar la transparencia y el cumplimiento de las obligaciones de los usuarios en la Plataforma. Este proceso se desarrolla bajo un marco normativo y con el propósito de generar historial crediticio, mitigar riesgos y fortalecer la confianza en el ecosistema financiero y comercial.
      
      
      
      
      • Propósito de la Consulta y Reporte
        1. Registro del comportamiento financiero: Permite que los usuarios construyan y fortalezcan su historial crediticio en el sistema financiero y comercial.
        2. Evaluación de riesgos: Ayuda a FletX a tomar decisiones informadas sobre la capacidad de pago y la confiabilidad de los usuarios.
        3. Prevención del fraude y la morosidad: Identificación de patrones de incumplimiento para minimizar riesgos en la operación de FletX.
        4. Fomento de la transparencia: Garantiza la claridad en la ejecución de compromisos financieros, permitiendo a las contrapartes conocer el desempeño de los usuarios.
      • Información Reportada
        1. Cumplimiento de obligaciones: Registro de pagos realizados a tiempo, montos y fechas de transacciones
        2. Mora e incumplimiento: : Reporte de pagos atrasados, valores adeudados y estado de las obligaciones pendientes.
        3. Estado de cuentas: Información sobre créditos otorgados, líneas de financiamiento activas y garantías asociadas.
        4. Historial de transacciones: Registro de operaciones comerciales realizadas en la Plataforma y su impacto en el perfil financiero del usuario.
      • Operadores de Información y Bureaus de Crédito Involucrados
        1. Centrales de riesgo, que consolidan la información crediticia para su consulta por parte de entidades financieras y comerciales.
        2. Operadores de información que administran bases de datos con antecedentes financieros de los usuarios.
        3. Plataformas aliadas que requieren validar el comportamiento financiero para otorgar beneficios y condiciones preferenciales.
      • Procedimiento y Cumplimiento Normativo
        1. Autorización del usuarioAntes de realizar el reporte, se obtiene el consentimiento del usuario conforme a la normatividad de protección de datos personales, la cual se encontrara en cualquiera de las ofertas emitidas por conceptos de servicios o productos dentro del portafolio de FletX Colombia SAS.
        2. Frecuencia del reporte: La actualización de la información se realiza de manera periódica según las condiciones de la Plataforma y los requerimientos de los bureaus de crédito.
        3. Corrección y actualización de datos: En caso de inconsistencias, se establecen mecanismos para que el usuario pueda solicitar rectificaciones o aclaraciones sobre la información reportada.
        4. Regulación aplicable: Se cumplen los lineamientos de la Ley de Habeas Data y otras normativas de protección de información en Colombia.
      
      
      6. Evaluación de riesgos, prevención de fraudes, validación de identidad y cumplimiento normativo: FLETX COLOMBIA SAS implementa un proceso integral de gestión de riesgos, con el objetivo de garantizar la seguridad en las operaciones de la Plataforma, minimizar exposiciones a fraudes y asegurar el cumplimiento de la normativa vigente. Este proceso abarca múltiples capas de verificación y análisis de datos para proteger la integridad de la información y de los usuarios.
      
      
      • Evaluación de Riesgos:Se lleva a cabo un análisis sistemático para identificar, medir y mitigar posibles riesgos financieros, operativos y legales en la Plataforma.
        1. Análisis de solvencia y capacidad de pago: Se evalúa el historial financiero de los usuarios para minimizar riesgos de impago.
        2. Monitoreo de transacciones: Se implementan algoritmos de detección de patrones inusuales que puedan indicar actividades sospechosas.
        3. Evaluación de cumplimiento contractual: Se verifica que las partes involucradas cumplan con las condiciones y términos establecidos en la Plataforma.
      • Prevención de Fraudes: Se aplican medidas avanzadas para detectar y evitar actividades fraudulentas, protegiendo la seguridad de las transacciones y la información.
        1. Sistemas de monitoreo en tiempo real:Uso de inteligencia artificial y machine learning para identificar comportamientos anómalos.
        2. Bloqueo de operaciones sospechosas:Implementación de alertas automáticas ante intentos de fraude o manipulación de información.
        3. Validación de documentos y registros: Uso de bases de datos oficiales y verificaciones cruzadas para evitar identidades falsas o duplicadas.
      • Validación de Identidad: Para garantizar la legitimidad de los usuarios en la Plataforma, se implementan procesos de autenticación y verificación.
        1. Autenticación biométrica y doble factor: Se utilizan huellas dactilares, reconocimiento facial y códigos de verificación para garantizar la identidad.
        2. Cruce de información con bases de datos oficiales: Se verifica la identidad con registros de entidades gubernamentales y financieras.
        3. Prevención de suplantación: Se aplican filtros para detectar inconsistencias en la información proporcionada por los usuarios.
      • Cumplimiento Normativo:
        1. Cumplimiento de normativas de protección de datos: Apegado a la Ley de Habeas Data y regulaciones de privacidad.
        2. Regulación de prevención de lavado de activos (SARLAFT): Implementación de controles para prevenir operaciones ilícitas.
        3. Trazabilidad y auditoría: Registro y control de todas las transacciones para garantizar la legalidad de las operaciones.
      7. Integración con soluciones tecnológicas de terceros para mejorar la experiencia del usuario y optimizar procesos logísticos y financieros: FLETX COLOMBIA SAS implementa integraciones estratégicas con soluciones tecnológicas de terceros con el fin de potenciar la experiencia del usuario y optimizar los procesos clave en las operaciones logísticas y financieras. Estas integraciones permiten ofrecer servicios más ágiles, seguros y eficientes, asegurando una mayor competitividad en el mercado.
         
         
         
         • Experiencia del usuario
           1. Interoperabilidad con plataformas de gestión de carga: Sincronización con herramientas de gestión de transporte (TMS) y ERPs para facilitar la asignación de servicios, trazabilidad y comunicación en tiempo real.
           2. Sistemas de notificación automatizada: Integración con soluciones de mensajería y alertas para mejorar la comunicación con transportistas y clientes sobre el estado de sus operaciones.
           3. Interfaces intuitivas y personalización: Conexión con tecnologías de análisis de comportamiento del usuario para adaptar la plataforma a sus necesidades específicas.
         • Optimización de procesos logísticos
           1. Sistemas de geolocalización y monitoreo en tiempo real: Integración con GPS y plataformas de tracking para mejorar el control de rutas y el cumplimiento de tiempos de entrega.
           2. Automatización de gestión documental: Conexión con soluciones de validación de documentos para agilizar procesos de cumplimiento y reducción de tiempos administrativos.
           3. Inteligencia artificial para planificación de rutas: Implementación de algoritmos de optimización que sugieren las mejores rutas considerando variables como tráfico, costos y tiempos de entrega.
         • Optimización de procesos financieros
           1. Pasarelas de pago y financiamiento:Integración con fintechs y bancos para ofrecer opciones de pago flexibles, factoring y anticipos de capital a transportistas.
           2. Automatización de facturación electrónica: Conexión con sistemas de facturación digital para cumplir con normativas fiscales y agilizar pagos.
           3. Análisis financiero predictivo: Uso de herramientas de inteligencia artificial para evaluar riesgos crediticios y mejorar la gestión de flujo de caja.
         
         
      8. Desarrollo de estrategias de fidelización y programas de incentivos para los usuarios activos de la plataforma: FLETX COLOMBIA SAS implementa estrategias de fidelización con el objetivo de fortalecer el compromiso de los usuarios activos, incrementar su participación en la plataforma y garantizar relaciones comerciales a largo plazo. Estas estrategias incluyen programas de incentivos personalizados, beneficios exclusivos y mecanismos de recompensa diseñados para optimizar la experiencia del usuario y fomentar la recurrencia en el uso de los servicios.
         
         
         • Programas de fidelización
           1. Sistema de puntos y recompensas: Acumulación de puntos por uso recurrente de la plataforma, los cuales pueden ser canjeados por descuentos en servicios, mejoras en tarifas de transporte, acceso a financiamiento preferencial o beneficios en aliados estratégicos.
           2. Categorías de fidelizaciónClasificación de usuarios en niveles, según su nivel de actividad y cumplimiento de metas, ofreciendo incentivos exclusivos en cada categoría.
           3. Bonificaciones por volumen y recurrencia: Descuentos y condiciones preferenciales para usuarios que mantienen un alto volumen de operaciones dentro de la plataforma.
         • Incentivos económicos y financieros
           1. Condiciones preferenciales en financiamiento: Acceso a mejores condiciones de factoring, adelanto de pagos y plazos extendidos en combustibles y peajes para usuarios fieles.
           2. Descuentos progresivos: Reducción de costos por uso continuo de servicios adicionales dentro de la plataforma.
           3. Reembolsos y cashback: Devoluciones parciales de costos operativos para transportistas y generadores de carga que cumplan con altos niveles de desempeño.
         • Beneficios exclusivos y experiencias diferenciadas
           1. Atención prioritaria: Acceso a soporte especializado y resolución de incidencias en menor tiempo para clientes con mayor fidelidad.
           2. Acceso a servicios premium: Funcionalidades avanzadas de la plataforma, como herramientas de análisis predictivo, optimización de rutas con IA o integración con soluciones ERP.
           3. Eventos y capacitación: Invitaciones a eventos exclusivos, webinars y capacitaciones enfocadas en mejorar la competitividad de los usuarios en el sector logístico.
         
         
      9. Implementación de herramientas de geolocalización para optimizar la asignación de servicios y mejorar la seguridad de las operaciones: Para operar con FletX, es indispensable que los proveedores de transporte cumplan con los siguientes requisitos de geolocalización, garantizando un seguimiento activo de la ejecución de los servicios y permitiendo la oferta de servicios por conveniencia:
         
         
         • Requisitos
           1. Referencia del proveedor de GPS:El transportista debe informar el proveedor de GPS con el cual opera.
           2. Credenciales de acceso: Se deben proporcionar usuario y contraseña del sistema de rastreo para habilitar la integración con FletX, en el momento del registro en el perfil del vehículo.
           3. Autorización expresa: Se entrega autorización amplia y suficiente para que FletX pueda acceder en todo momento a la ubicación del vehículo.
         • Objetivos de la geolocalización en FletX
           1. Seguimiento activo de servicios: Monitoreo en tiempo real de la ejecución de las operaciones, garantizando cumplimiento y optimización de tiempos.
           2. Optimización en la asignación de servicios: Identificación de oportunidades de carga cercanas y asignación eficiente con base en la ubicación del vehículo.
           3. Mejora en seguridad: Prevención de incidentes mediante monitoreo constante y alertas de desvío o paradas no programadas.
           4. Automatización de notificaciones: Envío de alertas de llegada a clientes y generadores de carga para mejorar la planificación operativa.
           5. Envió de ofertas de servicio y comerciales: Por cercanía a establecimientos relacionados a la operación y afiliados al ecosistema FletX, que presten servicios o vendan productos relacionados, que puedan generar valor.
      
      
      10. Compartición de información: FLETX COLOMBIA SAS podrá compartir la información con:
          1. Empresas afiliadas, aliadas comerciales y proveedores de servicios, tales como aseguradoras, entidades financieras, operadores logísticos y tecnológicos
          2. Autoridades gubernamentales y regulatorias conforme a la ley y en cumplimiento de obligaciones legales, incluyendo investigaciones judiciales o administrativas.
          3. Terceros interesados en estudios de mercado, análisis de datos y mejora de los servicios de transporte y logística, garantizando siempre la protección de la privacidad de los usuarios.
          4. Plataformas de procesamiento de pagos para la validación y ejecución de transacciones financieras.
      
      
      11. Seguridad y protección de datos:
          1. FLETX COLOMBIA SAS implementará medidas de seguridad tecnológicas, administrativas y legales para proteger la información de los usuarios.
          2. El almacenamiento de datos se realizará en servidores seguros con encriptación avanzada, mecanismos de acceso restringido y protocolos de seguridad internacionalmente reconocidos.
          3. Se establecerán mecanismos de auditoría y control periódico para garantizar el cumplimiento de las normas de protección de datos y la normativa vigente en Colombia.
          4. Se realizarán análisis constantes para detectar posibles vulnerabilidades en la protección de la información y tomar medidas preventivas.
      
      
      12. Consentimiento y derechos del usuario
          1. El Usuario reconoce que, al aceptar estos términos, otorga su consentimiento expreso para el uso de su información bajo los lineamientos establecidos.
          2. El Usuario podrá ejercer sus derechos de acceso, rectificación, supresión y oposición conforme a la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.
          3. Para consultas, solicitudes de eliminación de datos o cualquier otra gestión sobre sus datos personales, el Usuario podrá comunicarse al correo fletx@fletx.co.
          4. En caso de que el usuario desee retirar su consentimiento para el uso de su información, deberá enviar una solicitud formal, sin perjuicio de las obligaciones legales y contractuales previamente adquiridas.

          FLETX COLOMBIA SAS podrá utilizar y comercializar información con terceros únicamente en formatos anonimizados y agregados, garantizando que no se expongan datos personales identificables sin consentimiento explícito del usuario. Los usuarios podrán optar por excluirse de cualquier comercialización de datos personales no anonimizados, enviando una solicitud expresa a fletx@fletx.co. FLETX se compromete a implementar mecanismos de seguridad que aseguren la confidencialidad de los datos comercializados y la imposibilidad de reidentificación de los titulares de la información.

2. MODIFICACIÓN DE LOS TÉRMINOS Y CONDICIONES

   FLETX COLOMBIA SAS se reserva el derecho de modificar, actualizar o unificar unilateralmente los presentes términos y condiciones en cualquier momento. Las modificaciones serán notificadas a los Usuarios registrados mediante medios idóneos, como correo electrónico, notificaciones dentro de la Plataforma o anuncios públicos en los canales oficiales de FLETX COLOMBIA SAS.

3. LEGISLACIÓN APLICABLE Y RESOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS

   Los presentes términos y condiciones se regirán en su integridad por las leyes de la República de Colombia. Cualquier controversia será resuelta mediante arbitraje en el Centro de Arbitraje y Conciliación de la Cámara de Comercio de Bogotá, conforme a las reglas establecidas por dicha entidad.

Publicado el: 2025-03-17.